Bagaimana Cara Membuat Training Need Analysis

February 9, 2017 | By admin | Filed in: Pelatihan dan Pengembangan.

training need analysis

Training need analysis yang biasanya di singkat dengan TNA, jika diterjemahkan dalam bahasa Indonesia adalah analisa kebutuhan training. Dalam kontek ini adalah pembahasan pembuatan TNA untuk organisasi atau perusahaan. Sebelum membahasa TNA, pada dasarnya training atau pelatihan adalah satu satu bentuk dari program pengembangan (development) untuk karyawan organisasi atau perusahaan. Sedangkan untuk program development adalah sangat banyak sekali misalnya Rotasi, Mutasi,Promosi, Job Assignment, Coaching, Mentoring dan banyak lagi. Program-program inilah yang tujuannya untuk membuat organisasi maju dan succession planning berhasil. Banyak pertanyaan yang muncul, bagaimana cara membuat training need analysis ini. Pada dasarnya sangat banyak sekali untuk membuat TNA ini. Namun hanya akan saya bahas beberapa saja yang sering digunakan oleh organisasi atau perusahaan.

1. Di dalam sebuah jabatan atau posisi di dalam perusahaan ada yang namanya position description yang isinya lengkap dari nama jabatan, tugas, tanggung jawab, hirarki, struktur organisasi, hubungan dengan department lain, wewenang, job specification, requirement position dan kebutuhan training sebagainya. Dalam organisasi, ada yang sistem development dari bawah artinya semua karyawan dimulai dari management trainee yang biasanya mengambil dari fresh graduates sekolah atau universitas. Oleh karena itu untuk menjadikan karyawan tersebut dapat perform pada jabatannya diperlukan banyak proses yang harus dilalui. Salah satuny adalah requirement position misalnya harus memiliki keahlian ini dan itu atau harus menguasai ini dan itu, dan juga adanya kebutuhan training yang sudah disusun untuk jabatan tersebut, yang biasa di sebut matrik training base on position. Dari serangkaian analisa jabatan yang tertuang dalam position description inilah dapat disimpulkan kebutuhan training apa yang harus dipenuhi untuk jabatan tersebut. Dari matrik training yang sudah di susun ini sangat memudahkan pemenuhannya, karena sudah tersusun setiap jabatannya, tinggal mencari strategi untuk pelaksanaannya.

2. Setiap jabatan juga membutuhkan keahlian tertentu, lebih umumnya membutuhkan kompetensi tertentu. Oleh karena itu perusahaan harus menstandarkan kompetensi setiap jabatan baik itu yang berkaitan dengan kompetensi teknikal maupun managerial. Setiap kompetensi memiliki level yang berbeda, yang biasanya di sebut dengan level kompetensi. Oleh karena setiap jabatan memiliki level kompetensi yang berbeda oleh karena itu harus diketahui bagaimana level kompetensi. Dalam proses awal rekrutmen harusnya sudah bisa mencapture ini. Karena setiap pekerjaan membutuhkan kompetensi untuk bisa perform, bukan lagi potensi yang selama ini banyak digunakan oleh perusahaan Indonesia dalam proses rekrutmen. Namun jika pada proses rekrutmen belum tercapture karena alat ukurnya berbeda, maka harus ada yang namanya assessment, di artikel sebelumnya sempat saya bahas yakni berkaitan dengan kamus kompetensi managerial oleh spencer. Jika sudah di assessment maka akan diketahui level kompetensi masing-masing karyawan. Dan Training Need Analysis bisa muncul hasil assessment dengan standar level kompetensi masing-masing jabatan. Ada Gap kompetensi inilah, salah satu solusinya adalah diadakan training. Training ini untuk memenuhi kompetensi karyawan. Ada pertanyaan berikutnya, apabila semau karyawan sudah berkompetensi pada posisi tersebut maka apa yang harus dilakukan, maka organisasi akan menyiapkan karyawan-karyawan tersebut untuk menduduki jabatan diatasnya.
Disini ada hak dan juga kewajiban, karyawan memiliki hak untuk mendapatkan pelatihan dalam rangka menjalankan pekerjaan dalam jabatan tersebut dan perusahaan berkewajiban untuk memenuhinya. Tujuannya jelas, agar tujuan organisasi atau perusahaan tercapai.

3. Analisa performance karyawan. Jika dalam organisasi tersebut dalam analisa performance karyawan tidak sesuai dengan planning, maka akan dilakukan analisa penyebabnya. Jika dalam pareto problemnya ada yang berkaitan dengan karena kurang kompeten-nya karyawan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, maka akan ada dua tindakan, yang pertama melakukan review terhadap level kompetensi karyawan, apakah masih sesuai dengan kondisi terkini terhadap pekerjaan tersebut, jika ada yang perubahan yang di analisa perlu, maka akan ada perubahan. Yang kedua adalah membuat program development untuk memenuhi kompetensi itu, dan bisa saja solusi yang diambil adalah diadakan training.

4. Strategi organisasi yang baru, jika organisasi atau perusahaan memiliki strategi perusahaan yang baru, misalnya akan ada akuisisi perusahaan yang berbeda dengan core bisnisnya atau akan ada diversitifikasi bisnis, maka yang perlu disiapkan adalah kompetensi dari karyawan tersebut, dan untuk pemenuhan kompetensi tersebut salah satu solusinya adalah diadakan training.

5. Beberapa perusahaan ada yang menggunakan metode penyebaran angket, atau interview untuk mendapatkan data kebutuhan trainingnya, angket ini berisikan sekumpulan pertanyaan yang berkaitan dengan pekerjaan, kendalanya, dan kebutuhan training. Sama dengan interview akan menggali berbagai informasi yang berkaitan dengan performance team yang ada, dan didapat dihasilkan dari interview tersebut akan kebutuhan training, walaupun teknik ini tidaklah mudah.

Disini saya coba sharing berkaitan dengan training need analysis ini 5 macam. Padahal kalau kenyataannya sangatlah banyak. Tapi minimal bisa untuk menjadi guide ketika akan melakukan analisa kebutuhan training karyawan. TNA ini biasanya dilakukan dikumpulkan pada akhir tahun dan akan digunakan sebagai dasar untuk penyusunan annual training master plan tahun berikutnya.


Leave a Reply